GESTIRE L'INVENTARIO ED IL MAGAZZINO CON IL CODICE A BARRE: QUELLO CHE TI OCCORRE PER INIZIARE

Per gestire l’inventario con il codice a barre è importante comprendere le basi di un sistema di identificazione automatica.

I componenti principali sono:

• l' hardware per la lettura e la stampa del codice a barre
• il software per la gestione del  codice a barre
• il codice a barre stesso

In questo articolo andremo ad esaminare i 3 componenti principali, nonché il modo in cui il codice a barre viene utilizzato come parte fondamentale della gestione dell’inventario e di tutte le operazioni di magazzino, come carico e scarico merce.

HARDWARE PER LA GESTIONE DEL CODICE A BARRE

L’hardware per la gestione di un sistema basato sui codici a barre è composto da:

• Lettori di codici a barre
• Stampanti di etichette
• Palmari con lettore di codice a barre integrato

Il tipo di hardware che utilizzerai per la gestione del codice a barre dipende dal tuo flusso operativo e dall’ambiente in cui lavori.

Pertanto, alcune attività avranno bisogno solo di uno scanner collegato con cavo USB al PC, mentre altre aziende potrebbero gestire il magazzino con terminali portatili e lettori wireless che permettono di lavorare in mobilità.

▶ Quindi se hai un negozio e il tuo flusso di lavoro si svolge sul punto cassa, un semplice lettore con cavo potrebbe essere l’unico strumento necessario.

▶ Se invece hai un magazzino con zone dedicate al carico e scarico merce, l’utilizzo di palmari e lettori wireless o lettori di codice a barre indossabili rendono il tuo flusso lavorativo estremamente efficiente riducendo drasticamente la possibilità di errore.

STAMPANTE DI ETICHETTE

Puoi scegliere tra diversi modelli con costi differenti, tuttavia tutto ciò di cui hai veramente bisogno quando stai per iniziare è una semplice stampante di etichette.

Le stampanti a trasferimento termico o termiche offrono una tecnologia di stampa più veloce, economica ed efficiente.

Inoltre, generano codici a barre chiari e leggibili con un costo stampa minore di qualsiasi altra tecnologia.

LETTORE DI CODICE A BARRE

Il secondo componente hardware di cui avrai bisogno è uno scanner di codici a barre.

Per trarre vantaggio da un lettore di codice a barre è importante scegliere quello adatto alle tue esigenze, altrimenti rischi di acquistare un modello che non sia in grado di leggere i tuoi codici a barre o non possa essere opportunamente configurato per trasmettere il dato come ti occorre.

PALMARI CON LETTORE DI CODICE A BARRE

I terminali portatili sono uno strumento indispensabile se devi gestire il magazzino della tua attività in mobilità.

Carico e scarico di magazzino, inventario e controllo merci se eseguiti con un palmare dotato di lettore di codice a barre sono procedure più veloci e  soprattutto prive di errori.

Tuttavia, scegliere il palmare che abbia le caratteristiche adatte al tuo lavoro non è una selezione banale, considerata la vasta gamma di modelli offerti dal mercato! 

Ci sono alcune caratteristiche fondamentali che devi valutare per scegliere il terminale giusto:

• Sistema operativo e software che devi installare sul terminale
• Tipo di connettività: devi lavorare solo sotto copertura wifi oppure ti occorre anche una scheda SIM?
• Fattore di forma: esistono terminali che hanno un fattore di forma simile a quello di uno smartphone rinforzato e modelli più robusti per ambienti impegnativi, dotati di tastiera fisica e di una serie di accessori per il trasporto e il montaggio sul veicolo

SOFTWARE PER LA GESTIONE DEL CODICE A BARRE

Per gestire qualsiasi movimentazione con il codice a barre hai bisogno di un software.

Il software rappresenta il cuore di un qualsiasi sistema di tracciabilità, inventario e gestione del magazzino.

Il software gestionale è essenziale per analizzare i dati e archiviarli, inoltre ti consente di acquisire rapidamente i prodotti in entrata, in uscita e in giacenza sia che utilizzi un semplice lettore che un palmare.

PERCHE' OCCORRE UN SOFTWARE PER GESTIRE IL CODICE A BARRE?

Il codice a barre è un’immagine, formata da una sequenza di barre nere e spazi bianchi che quando la leggi con uno scanner si traduce in una stringa alfanumerica, ossia solo numeri o lettere senza alcuna informazione.

Tramite il software puoi associare ad una specifica stringa le caratteristiche del prodotto come descrizione, prezzo, peso, fornitore, etc…

Ad ogni articolo del tuo magazzino deve corrispondere un codice a barre univoco e quindi una stringa di identificazione: il software ti permette di associare una stringa specifica ad un determinato prodotto e a tutte le caratteristiche di quest'ultimo.

Una volta eseguita l’associazione potrai avere un’analisi completa del singolo prodotto quindi:

▶ tutte le movimentazioni di magazzino in entrata e in uscita

▶ fornitore: da chi hai comprato quel prodotto e quando lo hai acquistato

▶ clienti: a chi lo hai venduto

▶ quantità: in entrata, in uscita ed in giacenza

▶ costi: il prezzo di acquisto e di vendita

IL CODICE A BARRE

Dopo aver verificato la compatibilità con i dispositivi per la lettura e la stampa del codice a barre ed il software, devi selezionare la simbologia di codice che rappresenterà i tuoi prodotti.

Esistono codici a barre 1D (lineari), come il comune codice EAN13, il codice 128, il codice 39 e codici a barre 2D (bidimensionali) ,come il QR code e il Data Matrix.

È meglio l’utilizzo di un codice 2D o 1D?

Dipende dall’applicazione! A seconda del compito che deve svolgere il codice, queste 2 categorie di codici soddisfano esigenze diverse e ognuno ha i suoi vantaggi.

I codici 1D sono adatti per l’identificazione di prodotti le cui informazioni cambiano frequentemente. In questo caso il codice 1D che identifica il prodotto sarà l’elemento di collegamento al database che contiene i dati dinamici variabili sul prodotto, come ad esempio il prezzo, la descrizione, la giacenza, ecc…

I codici 2D invece, in virtù della capacità di codificare una gran quantità di caratteri, possono essere dei codici “parlanti” e quindi contenere tutte le informazioni necessarie all’identificazione del prodotto.

Ad esempio, il codice QR può contenere fino a 2.509 caratteri numerici o 1.520 caratteri alfanumerici. Ciò ha reso questi codici molto popolari per scopi pubblicitari in quanto possono trasferire rapidamente il collegamento a un sito web e informazioni commerciali con una singola scansione.

La considerazione più importante quando si seleziona la famiglia di codice da adottare per la gestione del magazzino è scegliere un’opzione di codifica che sia logica e il più semplice possibile.

IN CONCLUSIONE

Il magazzino deve gestire le attività di spedizione, ricezione, rifornimento, prelievo e imballaggio che spesso si verificano contemporaneamente.

I codici a barre forniscono a ogni articolo un identificatore univoco che semplifica la movimentazione dei prodotti sia all’interno che verso l’esterno del magazzino.

L’utilizzo di fogli di calcolo e/o di immissione manuale dei dati per eseguire conteggi di inventario e altre attività, può portare a errori rallentando notevolmente il flusso aziendale.

L’utilizzo del codice a barre ti consente non solo di contrassegnare i singoli prodotti ma anche ogni posizione del magazzino come scaffalature, pallet e contenitori con un’etichetta che può essere facilmente scansionata in qualsiasi momento con un lettore.

Ciò è utile per eseguire velocemente e ciclicamente i conteggi e trasferire l’inventario tra reparti o ubicazioni.

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